In IARU verband is als standaard formaat voor de QSL-kaarten  de afmeting 9 x 14 cm afgesproken.
Invullen van de kaart zelf:
De eerste algemene regel: Verander nooit iets bij het invullen van een kaart . Elke doorhaling of wijziging kan een kaart  ongeldig maken bij de  aanvraag van certificaten. Neem een nieuwe kaart.
Roepletters t.b.v. de QSL verwerking:
Altijd in duidelijke blokletters. Cijfer nul schrijven als ø. Bij een  eenzijdige kaart, altijd aan de achterzijde in de rechter bovenhoek ook de  roepletters vermelden. Bij een tweezijdige, afhankelijk van de uitvoering,  zo mogelijk eveneens in de rechter bovenhoek de roepletters vermelden.
Voor Nederland: Roepletters plus Regionummer.
Voor buitenland:  Roepletters en indien bekend: woonplaats, staat of
provincie van het tegenstation.
Voor Nederland en buitenland: Indien nodig, DXpeditie, Contest etc.,  aangeven naar welke QSL-manager de kaart moet worden gezonden, deze bij voorkeur onderstrepen ten behoeve van het DQB. Dit maakt verwerking door het  DQB een stuk eenvoudiger.
Blok met de gegevens

Roepletters
Ook hier duidelijk blokletters.
Denk aan de “Ø”. Gebruik voor de nul in de call of luisternummer de nul  met een diagonaal streepje erdoor.
2. Datum
In het bijzonder op voor het buitenland bestemde kaarten wordt de
schrijfwijze zoals beschreven op in hoofdstuk 15.7  van het de 16e druk van het
Vademecum zeer aanbevolen. Voorbeeld 2016-01-03. Dus het jaar volledig, dan
de maand en dan de dag. Het gebruik van romeinse cijfers wordt afgeraden.
Niet in elk land kent men deze. Desgewenst kan op voor het binnenland
bestemde kaarten de datum worden geschreven zoals dat in het dagelijks
verkeer bij ons meestal wordt gedaan.  Eventueel mag daarbij de maand of een
verkorting daarvan in letters worden geschreven.
Denk bij het invullen van de datum aan het tijdsverschil tussen lokale tijd
en UTC. Lokale tijd 00:45 op bijvoorbeeld 15de van een bepaalde maand is in
UTC tijd 2345 of 2245 van de 14de van dezelfde maand, afhankelijk van zomer-
of wintertijd.
3. Tijd
Gebruik de UTC (vroeger GMT genoemd) tijd. Voorbeelden 0645 of 2306. Dus
eerst de uren en dan de minuten en altijd vier cijfers. Zie hiervoor ook de
16e druk van het Vademecum, hoofdstuk 15.7.1
4. Band
Frequentie altijd invullen in MHz. Niet de golflengte gebruiken.
Bijvoorbeeld 28 (MHz). Dit is de 10 meter band.
5. Mode
Hier moet u invullen de soort van uitzending waarin u het QSO heeft gevoerd.
Telegrafie = CW, telefonie = SSB of FM, SSTV, RTTY (in al zijn soorten).
Zeer belangrijk is de toevoeging 2x of 2-way. Die moet voor sommige
certificaten er expliciet op worden vermeld, dit om aan te tonen dat één
mode is gebruikt. Het beste is dit reeds op uw QSL-kaart voor te drukken.
6. Rapport
Dit bestaat uit de bekende RST-code. Voor telefonie mogen er slechts 2
cijfers voorkomen. Voor telegrafie moeten er 3 cijfers voorkomen, de R
(leesbaarheid), S (sterkte) en T (toon), dit laatste weer voor “2-way CW”.
Vermijd dubbele sterkte cijfers zoals RST 56/89. In het rapportvakje geen
toevoegingen die b.v. bij contests worden uitgewisseld. Bijvoorbeeld uw
rapport was 579 en niet 579012.
7. Verdere toevoegingen
U kunt om QSL vragen of voor ontvangen QSL bedanken met PSE/TKS QSL
(doorhalen wat niet van toepassing is). Ondertekenen van de kaart met
bijvoorbeeld TKS QSO es HPE CUAGN (bedankt voor het QSO en hoop je nog eens
te werken). Daarna bijvoorbeeld 73 met ondertekening. Bij een
contest-verbinding aangeven in welke contest de verbinding plaats vond met
hier de contestuitwisseling.
Verzending van QSL-kaarten
Nadat u nog eens heeft gecontroleerd of alles goed is ingevuld kunt u de
QSL-kaart verzenden. Dit kan op drie manieren, te weten:
1. Via het bureau.
Voor het sorteren enz., zie paragraaf  over het DQB ofwel het Nederlandse
QSL-Bureau. http://www.dutchqslbureau.nl/
2. Direct naar het tegenstation.
3. Direct naar de QSL-manager van het tegenstation.
Ad 2 en 3: Bij direct zenden verwacht u ook direct antwoord. Direct slaat op
de manier van verzenden en niet op de tijd. u moet hiervoor zelf de
retourporto betalen. Dit kan op twee manieren, door middel van een aan u
zelf gerichte gefrankeerde enveloppe (SASE = Self Adressed Stamped
Enveloppe).
Laatste opmerking:
Wilt u op uw kaart het adres van het Nederlandse bureau vermelden; dan is er
maar één juist adres:
QSL via DQB, P.O. Box 330, 6800 AH Arnhem, the Netherland